Algemene Voorwaarden

Helden Inc, handelsnaam van GAMEMKRS B.V.
Versie 1.0 · Ingangsdatum: 4 september 2026

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Helden Inc: GAMEMKRS B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85099457, BTW-nummer NL863508418B01, gevestigd aan de Tappersweg 14-027, 2031 EV Haarlem. "Helden Inc." is een handelsnaam van GAMEMKRS B.V. GAMEMKRS B.V. is de contractspartij.

Opdrachtgever: de partij die met Helden Inc een overeenkomst aangaat en daarbij handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

Deelnemer: iedere persoon die feitelijk deelneemt aan een Activiteit, ongeacht of deze persoon zelf partij is bij de overeenkomst.

Activiteit: iedere door Helden Inc geleverde dienst of product, waaronder Escaperoom op Locatie, Escape Boxen, Escaperoom op Maat, Pop-up Game, Veranderen en Strategie (Future Game), Training, Micro Learning, Onboarding, Game Plan en evenementen.

Offerte: het schriftelijke prijsvoorstel van Helden Inc, inclusief de daarin genoemde omschrijving, prijzen en voorwaarden.

Boekingsbevestiging: de schriftelijke bevestiging waarin datum, locatie, aantal Deelnemers en prijs zijn vastgelegd.

Uitvoeringsdatum: de in de Boekingsbevestiging vastgelegde datum waarop de Activiteit plaatsvindt.

Overeenkomst: de afspraak tussen Helden Inc en Opdrachtgever over de uitvoering van een of meer Activiteiten.

2. Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en leveringen van Helden Inc.

2.2 Deze voorwaarden richten zich uitsluitend tot partijen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Helden Inc levert niet aan consumenten.

2.3 Afwijkingen gelden uitsluitend indien Helden Inc deze schriftelijk heeft bevestigd, en alleen voor de overeenkomst waarop zij betrekking hebben.

2.4 Helden Inc wijst de toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever uitdrukkelijk van de hand.

2.5 De Nederlandse tekst van deze voorwaarden is bindend. Vertalingen op de website zijn uitsluitend bedoeld als service.

2.6 Is een bepaling nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen treden in dat geval in overleg over een vervangende bepaling die de strekking van de oorspronkelijke zoveel mogelijk benadert.

3. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

3.1 Alle offertes zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte een termijn voor aanvaarding is genoemd.

3.2 De overeenkomst komt tot stand op het moment dat Opdrachtgever de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, dan wel op het moment dat Helden Inc een Boekingsbevestiging verstuurt en Opdrachtgever daartegen niet binnen vijf werkdagen bezwaar maakt.

3.3 Een datum is gereserveerd zodra de reserveringsaanbetaling uit artikel 6 is ontvangen. Een niet betaalde optie bindt Helden Inc niet.

3.4 Kennelijke vergissingen en schrijffouten in een offerte binden Helden Inc niet.

3.5 Prijzen en beschikbaarheid op de website zijn indicatief. Bij verschil gaat de offerte voor op de website.

4. Prijzen

4.1 Alle prijzen zijn in euro en exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

4.2 Reis-, verblijf-, parkeer- en locatiekosten zijn niet in de prijs begrepen, tenzij de offerte anders bepaalt.

4.3 Wijzigingen in de opdracht die leiden tot meerwerk worden vooraf schriftelijk afgestemd en tegen de dan geldende tarieven in rekening gebracht.

4.4 Helden Inc mag prijzen aanpassen bij wijziging van externe kosten die zij niet kan beinvloeden, zoals locatie- of leveranciers tarieven, mits dit vooraf wordt gemeld. Bedraagt de verhoging meer dan tien procent, dan mag Opdrachtgever de overeenkomst binnen zeven dagen na die melding kosteloos beeindigen.

5. Facturatie en betaling

5.1 De betaaltermijn bedraagt veertien dagen na factuurdatum.

5.2 Facturering verloopt in twee delen:

• bij boeking factureert Helden Inc vijftig procent van de overeengekomen som als reserveringsaanbetaling
• het resterende deel wordt gefactureerd voorafgaand aan de Uitvoeringsdatum.

5.3 Ligt de Uitvoeringsdatum minder dan veertien dagen na de totstandkoming van de overeenkomst, dan is het volledige bedrag verschuldigd voor aanvang van de Activiteit.

5.4 Betaling geschiedt zonder verrekening, korting of opschorting.

5.5 Bij overschrijding van de betaaltermijn is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Vanaf dat moment is de wettelijke handelsrente verschuldigd, vermeerderd met de buitengerechtelijke incassokosten conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten.

5.6 Helden Inc mag de uitvoering opschorten zolang een opeisbare factuur onbetaald blijft.

6. Reserveringsaanbetaling

6.1 Voor iedere boeking geldt een aanbetaling van minimaal vijftig procent van de overeengekomen som.

6.2 De Uitvoeringsdatum is definitief gereserveerd zodra de aanbetaling is ontvangen. Tot dat moment kan Helden Inc de datum aan een andere opdrachtgever toewijzen.

6.3 De aanbetaling wordt verrekend met de eindfactuur.

6.4 Bij annulering wordt de aanbetaling verrekend met het op grond van artikel 9 verschuldigde bedrag. De aanbetaling wordt in dat geval niet gerestitueerd.

7. Aantal deelnemers

7.1 Het in de Boekingsbevestiging vastgelegde aantal Deelnemers is de grondslag voor de prijs en voor de personele en materiele inzet.

7.2 Opdrachtgever meldt het definitieve aantal Deelnemers uiterlijk zeven dagen voor de Uitvoeringsdatum.

7.3 Neemt een kleiner aantal deel dan bevestigd, dan blijft het bevestigde aantal de grondslag voor de factuur.

7.4 Een hoger aantal Deelnemers is uitsluitend mogelijk na schriftelijke bevestiging door Helden Inc en wordt tegen het overeengekomen tarief per persoon in rekening gebracht.

8. Verzetten van een geboekte datum

8.1 Opdrachtgever kan een bevestigde Uitvoeringsdatum verzetten. Verzetten is kosteloos tot veertien dagen voor de Uitvoeringsdatum.

8.2 Verzoekt Opdrachtgever binnen veertien dagen voor de Uitvoeringsdatum om de datum te verzetten, dan brengt Helden Inc 250 euro exclusief BTW in rekening.

8.3 Verzetten is mogelijk voor zover Helden Inc op de gewenste nieuwe datum beschikbaar is. Kan geen nieuwe datum worden overeengekomen, dan geldt het verzoek als annulering en is artikel 9 van toepassing.

8.4 Wordt een verzette boeking daarna alsnog geannuleerd, dan wordt de vergoeding uit artikel 9 berekend op basis van de oorspronkelijke Uitvoeringsdatum. Verzetten schort de annuleringsstaffel dus niet op.

8.5 Locatie-, leveranciers- en productiekosten die door het verzetten verloren gaan, worden doorbelast.

9. Annulering door Opdrachtgever

9.1 Annulering geschiedt uitsluitend schriftelijk. De datum van ontvangst door Helden Inc is bepalend.

9.2 Bij annulering is Opdrachtgever verschuldigd:

9.3 De reserveringsaanbetaling uit artikel 6 wordt met dit bedrag verrekend.

9.4 Reeds gemaakte kosten voor locatie, leveranciers, maatwerkontwikkeling en geproduceerde materialen worden in alle gevallen volledig doorbelast, ook wanneer de staffel op een lager percentage uitkomt.

9.5 Bij annulering van een maatwerktraject als bedoeld in artikel 15 worden de tot dat moment verrichte werkzaamheden volledig in rekening gebracht.

10. Annulering of wijziging door Helden Inc

10.1 Kan Helden Inc een Activiteit door een oorzaak binnen haar invloedssfeer niet uitvoeren, dan biedt zij in overleg een vervangende datum aan. Komt geen vervangende datum tot stand, dan worden reeds betaalde bedragen voor het niet uitgevoerde deel terugbetaald.

10.2 Helden Inc mag een aangewezen spelbegeleider, host of acteur vervangen door iemand met vergelijkbare kwalificaties. Dit geeft geen recht op korting of ontbinding.

10.3 Helden Inc mag onderdelen van de Activiteit aanpassen indien de locatie, de weersomstandigheden of de veiligheid daartoe aanleiding geven, mits het karakter en de doelstelling van de Activiteit behouden blijven.

11. Uitvoering van de opdracht

11.1 Helden Inc voert de overeenkomst uit naar beste inzicht en vermogen, op basis van een inspanningsverplichting. Helden Inc garandeert geen specifiek leerresultaat, gedragsverandering of teamuitkomst.

11.2 Opgegeven tijdsduren zijn richttijden. Een uitloop of inkorting van ten hoogste vijftien minuten geeft geen recht op korting.

11.3 Helden Inc mag bij de uitvoering derden inschakelen, waaronder hosts, acteurs en technici.

12. Verplichtingen van Opdrachtgever

12.1 Opdrachtgever zorgt ervoor dat de locatie op het afgesproken tijdstip toegankelijk is en dat de overeengekomen ruimte, stroomvoorziening, internetverbinding en overige faciliteiten beschikbaar zijn, zodat op- en afbouw ongehinderd kunnen plaatsvinden.

12.2 Opdrachtgever informeert Helden Inc vooraf over huisregels, veiligheidsvoorschriften en bijzondere omstandigheden op de locatie.

12.3 Vertraging die ontstaat doordat Opdrachtgever niet aan deze verplichtingen voldoet, komt voor rekening van Opdrachtgever. De overeengekomen eindtijd blijft in dat geval staan.

12.4 Opdrachtgever staat ervoor in dat Deelnemers de aanwijzingen van de begeleiding opvolgen.

13. Deelnemers, veiligheid en gedrag

13.1 Deelname geschiedt op eigen risico van de Deelnemer, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Helden Inc.

13.2 Opdrachtgever meldt vooraf omstandigheden die van invloed kunnen zijn op veilige deelname, waaronder beperkte mobiliteit, medische aandoeningen en zwangerschap.

13.3 Helden Inc mag een Deelnemer die de veiligheid, de voortgang of andere Deelnemers in gevaar brengt, of die onder invloed is van alcohol of drugs, van verdere deelname uitsluiten. Dit geeft geen recht op restitutie.

13.4 De Activiteiten zijn geen fysieke krachtproeven. Van Deelnemers wordt verwacht dat zij geen handelingen verrichten die buiten de gegeven instructie vallen.

14. Materialen, escape boxen en schade

14.1 Alle door Helden Inc meegebrachte of verstrekte materialen blijven eigendom van Helden Inc, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

14.2 Opdrachtgever is aansprakelijk voor beschadiging, verlies of diefstal van deze materialen gedurende de periode dat deze zich op zijn locatie of onder zijn hoede bevinden, tegen de vervangingswaarde.

14.3 Bij verzending van Escape Boxen geldt de in de Boekingsbevestiging genoemde retourtermijn. Bij overschrijding brengt Helden Inc de in de Boekingsbevestiging genoemde vergoeding per dag in rekening.

14.4 Normale gebruikssporen en verbruiksmaterialen vallen niet onder dit artikel.

15. Maatwerk en ontwikkeltrajecten

15.1 Bij maatwerk, waaronder Escaperoom op Maat, Veranderen en Strategie en op maat ontwikkelde Micro Learning, werkt Helden Inc in fasen. Iedere fase wordt door Opdrachtgever schriftelijk of per e-mail geaccordeerd voordat de volgende fase begint.

15.2 De offerte vermeldt het aantal feedbackrondes. Aanvullende rondes en wijzigingen na akkoord op een fase gelden als meerwerk.

15.3 Opdrachtgever levert content, beeldmateriaal en inhoudelijke input tijdig aan. Vertraging in de aanlevering verschuift de opleverdatum met ten minste dezelfde duur.

15.4 Opdrachtgever staat ervoor in dat door hem aangeleverd materiaal geen rechten van derden schendt, en vrijwaart Helden Inc voor aanspraken van derden op dit punt.

16. Digitale games, licenties en gebruiksrecht

16.1 Bij digitale Activiteiten verkrijgt Opdrachtgever een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht, voor de overeengekomen periode, het overeengekomen aantal Deelnemers en het overeengekomen doel.

16.2 Het gebruiksrecht eindigt bij afloop van de overeengekomen periode en bij niet-betaling.

16.3 Het is Opdrachtgever niet toegestaan een Activiteit te kopieren, na te bouwen, aan derden ter beschikking te stellen of buiten de eigen organisatie te gebruiken zonder schriftelijke toestemming van Helden Inc.

16.4 Helden Inc spant zich in voor de beschikbaarheid van digitale omgevingen, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Gepland onderhoud wordt tijdig aangekondigd.

17. Intellectuele eigendom

17.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op spelconcepten, puzzels, scripts, software, ontwerpen, materialen en documentatie berusten bij Helden Inc, ook wanneer deze in opdracht van Opdrachtgever zijn ontwikkeld en afzonderlijk in rekening zijn gebracht.

17.2 Overdracht van rechten vindt uitsluitend plaats indien dit uitdrukkelijk en schriftelijk is overeengekomen.

17.3 Opdrachtgever mag opgeleverde materialen gebruiken binnen de eigen organisatie, voor het doel waarvoor zij zijn geleverd.

18. Vertrouwelijkheid

18.1 Partijen behandelen informatie die zij van elkaar ontvangen en waarvan het vertrouwelijke karakter kennelijk is, als vertrouwelijk. Deze verplichting blijft na afloop van de overeenkomst van kracht.

18.2 Inhoudelijke uitkomsten van een sessie, waaronder antwoorden en reflecties van Deelnemers, worden niet zonder toestemming van Opdrachtgever met derden gedeeld.

19. Persoonsgegevens

19.1 Helden Inc verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De werkwijze is beschreven in de privacyverklaring op helden-inc.com/privacy-en-beleid.

19.2 Wanneer Helden Inc een Activiteit namens Opdrachtgever aan Deelnemers aanbiedt, is Opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en handelt Helden Inc als verwerker, op basis van een verwerkersovereenkomst.

20. Beeldmateriaal en referenties

20.1 Helden Inc maakt tijdens een Activiteit uitsluitend beeldmateriaal na voorafgaande toestemming van Opdrachtgever.

20.2 Helden Inc mag de naam en het logo van Opdrachtgever als referentie gebruiken, tenzij Opdrachtgever daartegen schriftelijk bezwaar maakt.

21. Aansprakelijkheid

21.1 De aansprakelijkheid van Helden Inc is per opdracht beperkt tot het factuurbedrag van die opdracht, exclusief BTW.

21.2 Helden Inc is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade en schade door bedrijfsstagnatie.

21.3 Helden Inc is niet aansprakelijk voor schade aan persoonlijke eigendommen van Deelnemers, noch voor schade die het gevolg is van onjuiste of onvolledige informatie van Opdrachtgever.

21.4 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Helden Inc of van haar leidinggevenden.

21.5 Iedere aanspraak vervalt twaalf maanden na de dag waarop de Activiteit heeft plaatsgevonden.

22. Overmacht

22.1 Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de invloedssfeer van Helden Inc die nakoming tijdelijk of blijvend verhindert, waaronder overheidsmaatregelen, epidemieen, extreme weersomstandigheden, stakingen, storingen in transport, energie of telecommunicatie, en uitval van onmisbare toeleveranciers.

22.2 Bij overmacht wordt de uitvoering opgeschort. Partijen zoeken samen naar een vervangende datum of een aangepaste vorm van uitvoering.

22.3 Duurt de overmacht langer dan drie maanden, dan mag ieder der partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden zonder verplichting tot schadevergoeding. Reeds gemaakte kosten en verrichte werkzaamheden worden afgerekend.

23. Klachten

23.1 Klachten over de uitvoering worden zo mogelijk direct ter plaatse gemeld bij de aanwezige begeleiding, zodat deze nog tijdens de Activiteit kunnen worden verholpen.

23.2 Klachten worden daarnaast binnen veertien dagen na de Uitvoeringsdatum schriftelijk gemeld op info@helden-inc.com, met omschrijving van de klacht.

23.3 Een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

24. Opschorting en ontbinding

24.1 Helden Inc mag de overeenkomst opschorten of ontbinden indien Opdrachtgever zijn verplichtingen niet nakomt, in staat van faillissement verkeert, surseance van betaling heeft aangevraagd of zijn onderneming staakt.

24.2 In die gevallen zijn alle vorderingen van Helden Inc onmiddellijk opeisbaar.

25. Toepasselijk recht en geschillen

25.1 Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.

25.2 Partijen spannen zich in een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.

25.3 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Noord-Holland, locatie Haarlem, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

26. Wijziging van deze voorwaarden

26.1 Helden Inc mag deze voorwaarden wijzigen. De meest recente versie staat op helden-inc.com.

26.2 Op een reeds gesloten overeenkomst blijft de versie van toepassing die gold op het moment van totstandkoming.